Question 1

Je Pulse verkennen

Accepted Answer

Wat is Pulse?

Pulse is het eerste wat je ziet als je inlogt op Heartwork. Het is jouw persoonlijk overzicht: in één oogopslag zie je wat er binnenkort aankomt, wat er van je verwacht wordt en wat er speelt bij je collega's.

Wat zie je op Pulse?

Binnenkort voor jou: Hier zie je je eerstvolgende geplande verlof. Klik op het item om de details te bekijken of de aanvraag te openen
Je actiepunten: Hier verschijnen zaken die jouw aandacht vragen — zoals een verlofaanvraag van een collega die je moet beoordelen. Klik op een actiepunt om er direct naartoe te gaan
Felicitaties: Heartwork laat je weten wanneer een collega jarig is, zodat je diegene kunt feliciteren
Wie is er weg: Een beknopt overzicht van collega's die vandaag afwezig zijn, inclusief de reden (vakantie, ziek gemeld). Klik op "Bekijk kalender" in het menu aan de linkerkant voor het volledige overzicht.

Wat kun je doen vanuit Pulse?

Rechtsboven in het scherm vind je twee knoppen die jou direct acties laten uitvoeren:

Verlof boeken: Start direct een verlofaanvraag
Ziek melden: Meld jezelf ziek zonder ergens anders naartoe te hoeven navigeren.

|| Let op: Enkel HR Admins kunnen ook verlof boeken en ziekte melden voor andere personen dan zichzelf.

Nieuw account? Dit zie je bij je eerste login

Als je net een account hebt aangemaakt, verschijnt er op Pulse een checklist "Aan de slag met Heartwork". Deze begeleidt je door de eerste inrichting van je account — van je bed

Question 2

Verlofbeleid instellen

Accepted Answer

Verlofbeleid bepaalt hoeveel verlofdagen medewerkers krijgen, hoe die dagen worden opgebouwd en wat er aan het einde van het jaar met ongebruikte dagen gebeurt. Je stelt dit in via Bedrijfsinstellingen → Verlofbeleid.

Wat staat er al klaar?

Wanneer je een Heartwork-account aanmaakt, voegen we automatisch het wettelijke verlofbeleid toe op basis van het land dat je tijdens de registratie hebt opgegeven. Voor de meeste Europese landen is dat het wettelijke minimumaantal vakantiedagen. Je hoeft dit beleid alleen aan te passen als je eigen afspraken afwijken van de wettelijke basis.

Een bestaand beleid bewerken

Klik op de drie puntjes naast een bestaand beleid en kies Bewerken. Maak je wijzigingen en sla het op met Beleid bijwerken.

Een nieuw verlofbeleid aanmaken

Klik rechtsboven op Beleid toevoegen om een nieuw beleid aan te maken. Je doorloopt de volgende instellingen:

Beleidsnaam en verloftype Geef het beleid een duidelijke naam, bijvoorbeeld "Wettelijke vakantiedagen" of "Bovenwettelijke vakantiedagen". Kies daarna het verloftype, zoals Vakantie of Training.

Entitlement Kies tussen twee opties:

Gelimiteerd — medewerkers hebben recht op een vast aantal dagen per jaar.
Onbeperkt — medewerkers hebben recht op onbeperkt verlof.

Jaarlijks recht en opbouwfrequentie Vul het aantal dagen per jaar in. In Nederland is het wettelijk minimum 20 dagen voor fulltimers. Kies daarna hoe dagen beschikbaar komen:

**Jaarlijks (voo

Question 3

Teams aanpassen

Accepted Answer

Heartwork maakt bij het aanmaken van je account automatisch een aantal standaardteams aan, zoals Design, Engineering, Marketing en Sales. Deze kun je aanpassen zodat ze overeenkomen met de echte structuur van jouw bedrijf.

Je beheert je teams via Bedrijfsinstellingen → Teams.

Een team hernoemen of verwijderen

Klik op de drie puntjes naast een team om het te bewerken of te verwijderen. Verwijder teams die niet van toepassing zijn op jouw bedrijf, zodat je een overzicht overhoudt dat klopt.

Een nieuw team toevoegen

Staat jouw team er niet bij? Klik rechtsboven op Team toevoegen en geef het team een naam en een kleur.

Medewerkers aan een team koppelen

Je kan een medewerker aan een team koppelen op drie verschillende momenten:

Bij het uitnodigen van één persoon — je kunt direct een team kiezen tijdens het toevoegen.
Bij een bulkimport — in het importtemplate is er een kolom om een team toe te wijzen.
Achteraf — ga naar Personen, klik op een medewerker, open het tabblad Dienstverband en klik op Bewerken bij Algemeen. Daar kun je een team kiezen of wijzigen.

Question 4

Notificaties beheren

Accepted Answer

Heartwork houdt je op de hoogte van alles wat voor jou relevant is — van goedgekeurde verlofaanvragen tot wijzigingen die een collega of HR-admin heeft doorgevoerd.

Waar vind je je notificaties?

Klik op Notificaties in het linkermenu. Je ziet een getal naast de menuitem als je ongelezen notificaties hebt.

Wat zie je?

Bovenaan de pagina kun je schakelen tussen twee tabbladen:

Alle — een volledig overzicht van al je notificaties, oud en nieuw.
Ongelezen — alleen de notificaties die je nog niet hebt gelezen. Het aantal ongelezen notificaties staat aangegeven met een rood getal. Elke notificatie toont wat er is gebeurd, om welk verlof het gaat en wanneer de notificatie is binnengekomen.

Wat kun je doen met een notificatie?

Bij elke notificatie staan twee icoontjes:

Vinkje — markeer de notificatie als gelezen.
Prullenbak — verwijder de notificatie definitief. Rechtsboven op de pagina vind je twee snelkoppelingen voor bulkacties:
Gelezen verwijderen — verwijdert alle notificaties die je al hebt gelezen in één klik.
Alles als gelezen markeren — markeert alle ongelezen notificaties tegelijk als gelezen.

Welke notificaties krijg je?

Je ontvangt notificaties bij gebeurtenissen zoals:

Je verlofaanvraag is goedgekeurd of geweigerd
Je verlof is geannuleerd, door jezelf of door een HR-admin
Een collega heeft verlof aangevraagd (als jij de beoordelaar bent)
Een collega wil een verlofaanvraag annuleren (als jij de beoor

Veelgestelde vragen

Bekijk alle categorieën