Collega's toevoegen en uitnodigen

Als HR-admin voeg je collega's toe via Personen in het linkermenu. Klik rechtsboven op Personen toevoegen om te kiezen hoe je wil beginnen.

Drie manieren om collega's toe te voegen

• Eén collega toevoegen: Voeg iemand handmatig toe via een wizard van 5 stappen. Dit is de meest volledige manier om iemand in te richten.
• Importeren via spreadsheet: Heb je meerdere collega's om toe te voegen? Download het importtemplate, vul het in en upload het terug. Je kunt hierin direct ook teams toewijzen.
• Stuur ons je bestanden: Heb je al een personeelsoverzicht in een spreadsheet? Stuur het op en het Heartwork-team importeert iedereen voor je. Helemaal gratis!

Eén collega toevoegen: de 5 stappen

• Stap 1 — Basis: Vul de voornaam, achternaam, het werk-e-mailadres, de functietitel en de startdatum in. Het e-mailadres wordt gebruikt om hun account aan te maken — ze loggen hiermee in op Heartwork. Klik op Volgende om door te gaan.
• Stap 2 — Profiel (optioneel): Voeg persoonlijke gegevens toe zoals roepnaam, voornaamwoorden, geboortedatum, genderidentiteit, nationaliteit en een profielfoto. Je kunt deze stap overslaan en later aanvullen via het medewerkersprofiel.
• Stap 3 — Contract (optioneel): Stel de functietitel, het niveau, het type dienstverband, het aantal werkuren per week, de startdatum en eventueel de einddatum van de proeftijd in. Wijs de collega ook toe aan een team en stel de rapportagelijn in. Je kunt per werkdag ook een locatie kiezen. Optioneel kun je hier al documenten uploaden, zoals een ondertekend contract. Je kunt deze stap ook later invullen via het medewerkersprofiel.
• Stap 4 — Rechten: Geef aan of deze persoon beheerderrechten krijgt. Er zijn drie rollen beschikbaar: HR, Werving en Facturatie. De meeste medewerkers hebben geen van deze rechten nodig — wijs ze alleen toe als dat echt van toepassing is.
• Stap 5 — Samenvatting: Controleer alle ingevoerde gegevens. Wil je iets aanpassen? Klik op Bewerken naast het betreffende onderdeel. Zet de toggle Verstuur een uitnodiging per e-mail aan als je de collega nu meteen wil uitnodigen om in te loggen. Je kunt dit ook later doen. Klik op Collega toevoegen om af te ronden.

Na het toevoegen zie je de collega direct in de lijst op de Personen-pagina. Staat er Nog niet uitgenodigd naast de naam, dan heeft die persoon nog geen uitnodigingsmail ontvangen.

Een medewerker beheren vanuit de lijst

Via de drie puntjes naast een medewerker in de Personen-lijst kun je als HR-admin een aantal acties uitvoeren:

• Uitnodiging sturen / opnieuw sturen — voor medewerkers die nog niet hebben ingelogd of de uitnodiging opnieuw nodig hebben.
• Suspenderen — de medewerker verliest tijdelijk de toegang tot het bedrijf in Heartwork. Gebruik dit bijvoorbeeld als iemand langdurig afwezig is of op non-actief staat.
• Reactiveren — zet een gesuspendeerde medewerker weer actief.
• Verwijderen — verwijdert de medewerker definitief. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Bijgewerkt op: 29/04/2026