Verzuim beheren

Het verzuimoverzicht van een medewerker vind je via Personen → [naam medewerker] → Verzuim. Hier zie je de huidige status, eventuele vereiste acties bij langdurig verzuim en de volledige verzuimgeschiedenis.

Huidige status

Als een medewerker ziek gemeld is, zie je hier hoe lang het verzuim al loopt en sinds welke datum. Zolang er een actieve ziekmelding is, kun je de status bijwerken via Status bijwerken. Via de drie puntjes naast de ziekmelding kun je de melding annuleren als die per ongeluk is aangemaakt.

Is de medewerker niet ziek gemeld, zie je de melding "Niet momenteel afwezig" en kun je via Verzuim melden een nieuwe ziekmelding registreren.

Status bijwerken

Via Status bijwerken kun je als HR-admin of Manager de situatie van de medewerker bijhouden. Er zijn drie opties:

• Gedeeltelijk hersteld: De medewerker is weer gedeeltelijk aan het werk. Je geeft een herstelpercentage op — bijvoorbeeld 50% betekent dat de medewerker de helft van de werktijd weer werkt. Heartwork sluit de huidige registratie af en maakt een nieuwe aan met het opgegeven percentage.
• Volledig hersteld: De medewerker is volledig terug. Het verzuim wordt afgesloten op de datum die je opgeeft. De case wordt gesloten en verschijnt voortaan in de verzuimgeschiedenis.
• Verergerd: De medewerker was gedeeltelijk hersteld maar is weer volledig uitgevallen. Heartwork sluit de gedeeltelijke herstelregistratie af en registreert een nieuwe volledige ziekmelding.

Terugval binnen 4 weken

Meldt een medewerker zich ziek binnen 4 weken nadat een vorige verzuimcase is afgesloten, dan wordt die case automatisch heropend. Heartwork beschouwt dit als een terugval op hetzelfde verzuim, niet als een nieuw geval. De mijlpalen worden herberekend op basis van de oorspronkelijke startdatum.

Langdurig verzuim

Na 14 kalenderdagen wordt een verzuimcase automatisch als langdurig beschouwd. Je ziet dan de melding "Dit verzuim wordt nu als langdurig beschouwd" en Heartwork genereert automatisch een reeks vereiste acties — dit zijn de wettelijke stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter die op vaste momenten verwacht worden.

Voor Nederlandse bedrijven zijn dit onder andere:

• Week 6: Probleemanalyse
• Week 8: Plan van aanpak
• Week 42: UWV-melding
• Jaar 1: Eerstejaars evaluatie
• Week 88: WIA-aanvraag
• Jaar 2: Einde loondoorbetalingsplicht

De exacte mijlpalen zijn afhankelijk van het land van het bedrijf.

Je ziet altijd de eerstvolgende openstaande mijlpaal bovenaan met de verwachte datum en een omschrijving. De overige mijlpalen kun je uitklappen via Alle vereiste acties tonen. Als een mijlpaal is afgehandeld, markeer je hem als voltooid via het vinkje ernaast. HR-admins en Managers ontvangen een notificatie als een mijlpaal binnen 7 dagen vervalt of al overschreden is.

Verzuimgeschiedenis

Onder de huidige status vind je een overzicht van alle afgesloten verzuimcases. Per case zie je de begin- en einddatum en het totale aantal kalenderdagen. Klik op een case om de volledige tijdlijn te bekijken, inclusief eventuele gedeeltelijke herstelperiodes.

Bijgewerkt op: 29/04/2026